Prozessautomatisierung

    Prozessautomatisierung mit messbarem Ergebnis

    Ziel:Routinearbeit automatisieren

    Bevor wir einen Prozess automatisieren, legen wir mit Ihnen die Kennzahl fest, an der Sie den Erfolg messen, zum Beispiel die Durchlaufzeit je Eingangsrechnung. Wir automatisieren das Zusammenspiel Ihrer bestehenden Systeme, deshalb ist der Nutzen in Ihren eigenen Zahlen nachvollziehbar.

    Erstgespräch vereinbarenSo entsteht es

    Auf einen Blick

    Was
    Wiederkehrende Arbeitsschritte werden automatisiert; Ausnahmen und Freigaben bleiben nachvollziehbar geregelt.
    Für wen
    Unternehmen, deren Buchhaltung, Auftragseingang oder Einkauf Daten mehrfach erfasst und von Hand abgleicht.
    Ergebnis
    Ein systemübergreifend automatisierter Ablauf mit dokumentierten Geschäftsregeln, vereinbarten Systemanbindungen und Überwachung.
    Einstieg
    Erstgespräch, dann Strategieworkshop mit Prozess-Messung

    Fachkräfte setzen ihre Zeit für Aufgaben ein, die Wissen und Erfahrung erfordern.

    In Ihrer Buchhaltung werden Eingangsrechnungen erfasst, mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen und zur Freigabe weitergeleitet. Ähnliche Routinen gibt es im Auftragseingang und im Einkauf. Deshalb übernimmt die Automatisierung Mehrfacherfassung und Abgleich, und die Kontrolle über Regeln, Ausnahmen und Freigaben bleibt im Unternehmen.

    Wofür wir stehen

    Wir sind überzeugt, dass Fachkräfte ihre Zeit für Aufgaben einsetzen sollten, die ihr Wissen und ihre Erfahrung erfordern, statt Daten mehrfach zu erfassen und von Hand abzugleichen. Automatisierung muss deshalb das Zusammenspiel der Systeme verbessern, Mitarbeitende spürbar entlasten und wirtschaftlichen Nutzen schaffen. Die Kontrolle über Regeln, Ausnahmen und Freigaben muss dabei im Unternehmen bleiben.

    Typische Ausgangslage

    In Ihrer Buchhaltung werden Eingangsrechnungen erfasst, mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen und zur Freigabe weitergeleitet. Ähnliche Routinen gibt es im Auftragseingang und im Einkauf. Diese Arbeit bindet jeden Monat Zeit; Fehler können dazu führen, dass Skontofristen verstreichen.

    Aufbau

    So gehen wir vor

    Im verbundenen Ablauf gleichen Ihre Systeme Rechnung, Bestellung und Lieferschein ab, deshalb erreicht Ihr Team nur der Fall, der eine Entscheidung braucht.

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    Erfassen

    Gemeinsam mit Ihrem Team erfassen wir Abläufe, Datenflüsse und Ausnahmen.

    Beispiel: Prüfung der Eingangsrechnung R-4711

    Vorgang
    Prüfung der Eingangsrechnungen
    Ausnahmen
    Preisabweichung, Teillieferung

    Ergebnis

    Was Sie erhalten

    Sie erhalten einen systemübergreifend automatisierten Ablauf mit dokumentierten Geschäftsregeln, vereinbarten Systemanbindungen und Überwachung, etwa die Rechnungsprüfung vom Auslesen über den Abgleich bis zur Vorbereitung der Freigabe.

    • Systemübergreifend automatisierter Ablauf
    • Dokumentierte Geschäftsregeln
    • Vereinbarte Systemanbindungen
    • Überwachung des Ablaufs
    • Ausnahmen mit Begründung an die zuständige Person
    • Kennzahl mit Ausgangswert und Zielwert
    • Befähigung Ihres Teams, den Ablauf zu überwachen und die Regeln zu pflegen

    Einordnung

    Drei Wege im Vergleich

    Die Tabelle zeigt, an welcher Stelle eines Vorgangs jeder Weg ansetzt.

    Ausgangspunkt

    Standardsoftware
    Standardablauf des Produkts
    Individualentwicklung
    Pflichtenheft des Projekts
    datadice
    ein konkreter, abgegrenzter Vorgang

    Anbindung bestehender Systeme

    Standardsoftware
    über vorhandene Schnittstellen des Herstellers
    Individualentwicklung
    je nach Auftrag
    datadice
    Ihre Systeme, etwa DATEV oder Ihr ERP

    Eigene Geschäftsregeln

    Standardsoftware
    innerhalb der Einstellmöglichkeiten
    Individualentwicklung
    frei umsetzbar
    datadice
    dokumentierte Geschäftsregeln, Ausnahmen mit Begründung an die zuständige Person

    Qualitätssicherung

    Standardsoftware
    durch den Hersteller
    Individualentwicklung
    nach Projektvereinbarung
    datadice
    Parallelbetrieb und Vergleich an einer gemeinsam festgelegten Kennzahl

    Betrieb und Weiterentwicklung

    Standardsoftware
    mit den Versionen des Herstellers
    Individualentwicklung
    nach eigener Vereinbarung
    datadice
    Überwachung des Ablaufs im vereinbarten Umfang

    Befähigung Ihres Teams

    Standardsoftware
    Produktschulung
    Individualentwicklung
    nach Bedarf
    datadice
    Ihr Team pflegt die Regeln und überwacht den Ablauf

    Anwendung

    Ausnahmen und Freigabe

    Ihre Geschäftsregeln bestimmen den Ablauf, und Freigaben bleiben bei Ihren Mitarbeitenden, deshalb behalten Sie die Kontrolle über Regeln und Ausnahmen.

    Die Dunkelverarbeitungsquote ist der Anteil der Vorgänge, die ohne menschlichen Eingriff durchlaufen, in unseren Abläufen bis zur Vorbereitung der Freigabe. Weitere Kennzahlen: Durchlaufzeit je Beleg, Bearbeitungsminuten je Vorgang, Fehlerquote. Vor dem Start legen wir Kennzahl und Zielwert fest.

    Häufige Fragen

    Ein Einwand, den wir oft hören

    „DATEV liest unsere Belege schon aus.“
    Die Belegerkennung ist eine gute Grundlage. Wir automatisieren den Vorgang dahinter, vom Abgleich mit Bestellung und Lieferschein bis zur Vorbereitung der Freigabe. Die Freigabe bleibt beim Menschen. So kann Ihr Team den Aufwand nach dem Auslesen verringern.
    Was automatisiert datadice?

    Einen systemübergreifenden Ablauf mit dokumentierten Geschäftsregeln, vereinbarten Systemanbindungen und Überwachung, etwa die Rechnungsprüfung vom Auslesen über den Abgleich bis zur Vorbereitung der Freigabe.

    Wer entscheidet bei Ausnahmen?

    Die zuständige Person, mit Begründung. Freigaben bleiben bei Ihren Mitarbeitenden.

    Wie messen Sie den Nutzen?

    An einer Kennzahl, die wir vor dem Start gemeinsam mit Ihnen festlegen, zum Beispiel die Durchlaufzeit je Eingangsrechnung. Ausgangswert und Zielwert stehen fest, bevor automatisiert wird.

    Was ist Dunkelverarbeitung?

    Dunkelverarbeitung ist der Anteil der Vorgänge, die ohne menschlichen Eingriff durchlaufen. In unseren Abläufen reicht sie bis zur Vorbereitung der Freigabe; die Freigabe selbst bleibt beim Menschen.

    Der Einstieg

    Welcher wiederkehrende Vorgang bindet in Ihrem Team jeden Monat spürbar Arbeitszeit?

    Im kostenlosen Erstgespräch zeigen wir den Rechenweg am Beispiel der Rechnungsprüfung, Sie erhalten danach ein Kurz-Playbook. Im Strategieworkshop misst die Prozess-Messung nach der Ist-Stand-Analyse einen abgegrenzten Vorgang und schafft die wirtschaftliche Entscheidungsgrundlage für seine Automatisierung.

    Einstieg:Strategieworkshop mit Prozess-Messung

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