Prozess­automatisierung mit messbarem Ergebnis

Begriff

Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Automatisierte Rechnungsverarbeitung liest eine Eingangsrechnung aus, gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab und legt sie fertig vorbereitet zur Freigabe vor. Die Freigabe selbst gibt bei datadice immer ein Mensch.

Das Auslesen erledigen viele Programme schon gut, DATEV eingeschlossen. Teuer wird die Arbeit danach. Ob der Preis zur Bestellung passt, ob die Menge vollständig geliefert ist und wer im Einkauf bestellt hat, klären Buchhaltung und Einkauf heute oft per Mail, Telefon und Excel-Liste, Rechnung für Rechnung.

Genau diesen Teil verbindet datadice. Der Ablauf holt die Daten aus Ihrem ERP, prüft sie nach Ihren Regeln und schreibt dazu, warum er eine Rechnung durchwinkt oder anhält. Routinefälle liegen danach freigabefertig im Eingang, Abweichungen gehen mit Begründung an die zuständige Person.

Für Ihre Finanzleitung

Ist eingesparte Zeit schon eine Einsparung?

Nein, freie Arbeitszeit wird erst dann zu Geld, wenn Ihr Team sie für etwas anderes einsetzt oder eine Stelle nicht nachbesetzt werden muss. datadice rechnet deshalb drei Wirkungen getrennt: Entlastung, vermiedene Kosten und zusätzliche Erlöse.

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: 1.200 Eingangsrechnungen im Monat, sechs Minuten Abgleich je Rechnung, das sind 120 Stunden. Bereitet der automatisierte Ablauf 80 Prozent der Rechnungen freigabefertig vor, bleiben 24 Stunden Prüfarbeit. Die 96 freien Stunden sind zunächst nur Entlastung.

Vermiedene Kosten entstehen, wenn dadurch keine zusätzliche Kraft für die Buchhaltung nötig ist oder verpasste Skontofristen wegfallen. Gegenüber stehen die Kosten für Einführung, interne Mitarbeit, Lizenzen und Betrieb. Die echte Rechnung entsteht mit Ihren gemessenen Werten aus der Prozess-Messung.

Rechenbeispiel mit angenommenen Werten.

Für Ihren Fachbereich

Was passiert mit Teillieferungen, Preisabweichungen und anderen Sonderfällen?

Sonderfälle hält der Ablauf an und schickt sie mit Begründung an die Person, die heute schon darüber entscheidet.

Im Alltag zählen die Ausnahmen: die Teillieferung, die erst nächste Woche komplett ist, der Lieferant mit dem neuen Rabatt, die Rechnung ohne Bestellnummer. datadice nimmt diese Fälle in der Prozess-Messung mit Ihrem Team auf, an echten Vorgängen aus den letzten Wochen. Daraus entstehen die Abnahmefälle.

Erst wenn der Ablauf auch die schwierigen Fälle richtig erkennt und sauber weiterreicht, gilt er als abgenommen. Bis dahin läuft er im Parallelbetrieb neben dem bisherigen Weg. Ihr Team vergleicht die Ergebnisse. Wer die Regeln später pflegt, lernt das in der datadice Academy.

Der erste Schritt

Der erste Schritt ist die Prozess-Messung

Die Prozess-Messung von datadice erfasst einen abgegrenzten Vorgang und liefert die wirtschaftliche Grundlage für Ihre Entscheidung. Wir messen Mengen, Bearbeitungszeiten und Ausnahmen an Ihren Betriebsdaten und trennen Messwerte von Annahmen.

Sie erhalten eine dokumentierte Prozessaufnahme, den gemessenen Ausgangswert, eine Wirtschaftlichkeitsrechnung, den empfohlenen Umsetzungsumfang und die Abnahmekriterien. Darauf steht das Festpreisangebot für die Umsetzung.