Wissens­management im Unternehmen: Erfahrungswissen sichern, bevor es geht

Für Ihre Geschäftsführung

Welche Aufgabe darf auch beim Weggang einer Schlüsselperson nicht ins Stocken geraten?

Diese Frage stellt datadice im ersten Gespräch, weil sie den Einstieg bestimmt. Der erste Wissensbereich ist der, dessen Ausfall Ihrem Unternehmen am meisten schadet.

Das kann die Instandhaltung einer alten Anlage sein, die Kalkulation von Sonderanfertigungen oder die Betreuung eines Großkunden, den seit Jahren dieselbe Person kennt. Gemeinsam mit Ihnen benennen wir die zwei oder drei Fachleute mit diesem Wissen. Wir planen die Gespräche, solange sie noch da sind.

Typische Auslöser sind eine Nachfolge, ein angekündigter Ruhestand oder eine Kündigung. Ihre Geschäftsführung bekommt damit eine Antwort auf die Frage, wie abhängig das Unternehmen heute von einzelnen Köpfen ist. Dazu kommt eine Reihenfolge, in der sich das ändert.

Wissenstransfer

Wie wird Erfahrungswissen erfasst?

In strukturierten Gesprächen. datadice befragt Ihre Fachleute zu konkreten Fällen und fragt bei jedem Lösungsweg nach dem Grund.

„Warum wurde die Lösung so gewählt?“ beantwortet kein Handbuch. Aus den Antworten schreiben wir Einträge mit Lösungsweg, Begründung und Ansprechperson. Ihre Fachleute prüfen jeden Eintrag vor der Freigabe.

Danach verbinden wir sie mit Wartungsprotokollen, Handbüchern und Daten aus Ihren Fachsystemen. Wer später fragt, wie der Fehler an Anlage 3 behoben wurde, bekommt die Antwort mit Quelle und dem Namen der Person, die es weiß.

Für Ihren Fachbereich

Woran erkennt Ihr Team eine gute Antwort?

Eine gute Antwort nennt ihre Quelle, beachtet die Berechtigungen und besteht die Prüfung durch Ihre Fachleute. datadice prüft die Antwortqualität deshalb gemeinsam mit Ihrem Team an echten Fragen aus dem Arbeitsalltag.

Vor der Einführung sammeln wir mit dem Fachbereich Fragen, die heute Rückfragen und Nacharbeit erzeugen, etwa aus dem Service, der Einarbeitung neuer Kollegen oder der Angebotsvorbereitung. Diese Fragen werden zu Abnahmefällen.

Stimmen die Antworten bei den normalen und bei den schwierigen Fällen, geht das System in den Alltag. Wer Inhalte pflegt, legen wir vorher fest. Die datadice Academy schult Ihr Team darin, Antworten einzuordnen und Inhalte zu pflegen.

Abgrenzung

Wissensmanagement oder WissensAgent SPIRA?

Der WissensAgent SPIRA ist das Produkt von datadice, das Mail, Ablage, ERP und Fachsysteme zu einer Firmen-KI verbindet. Wissensmanagement ist die Arbeit davor und daneben: Erfahrungswissen erfassen, einordnen und pflegen.

Sie können mit dem WissensAgent SPIRA starten und das Wissensmanagement ergänzen, sobald es um Bereiche geht, in denen das Wichtigste nicht schriftlich vorliegt.