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    KI-Wissensplattform auf Microsoft 365 mit bestehenden Rechten

    Mitarbeitende stellen Fragen in eigenen Worten. Die Antworten kommen aus SharePoint, Outlook, Kalender und Teams. Jede Antwort nennt ihre Quelle und nutzt nur, was die Person sehen darf.

    Kunde
    IHK zu Coburg
    Branche
    Öffentlich-rechtliche Körperschaft
    Leistung
    KI-Wissensplattform auf Microsoft 365
    Zeitraum
    Abnahme nach 1 Monat
    zwischen Einrichtung im Microsoft-Tenant und Abnahme
    1 Monat
    für einen Profiltext, an dem zuvor eine Woche gearbeitet wurde
    30 Sekunden
    Zugriff auf Microsoft 365, ohne Kopie und ohne eigenen Index
    Live

    Ausgangslage

    Die Industrie- und Handelskammer zu Coburg vertritt die gewerbliche Wirtschaft der Region und berät Unternehmen und Gründer. Sie arbeitet vollständig in Microsoft 365.

    Die IHK hatte ein bestehendes Chat-Angebot für die öffentliche Verwaltung getestet und war an Grenzen gestoßen: Die Antworten überzeugten nicht, interne Inhalte waren nicht angebunden, die Verbindung zu Microsoft 365 fehlte weitgehend.

    Das Wissen der Kammer lag verteilt in SharePoint, Postfächern, Kalendern und Teams. Die IHK suchte einen zentralen Zugang. Er musste die Anforderungen an Datenschutz und Berechtigungen einer öffentlich-rechtlichen Körperschaft erfüllen.

    Was wir gebaut haben

    Wir haben eine Web-Anwendung gebaut. Sie beantwortet Fragen in natürlicher Sprache und greift dabei live auf die Microsoft-365-Inhalte zu. Die Anwendung kopiert nichts, speichert nichts und baut keinen eigenen Index auf.

    • Anmeldung mit dem bestehenden Microsoft-Konto (Single Sign-on über Entra ID)
    • Live-Zugriff auf SharePoint, Outlook, Kalender und Teams über Microsoft Graph
    • Es gelten die bestehenden Berechtigungen: Jeder sieht nur, was er auch in Microsoft 365 sieht
    • KI-Modelle in Rechenzentren in der EU, ohne Datenspeicherung beim Anbieter
    • Optionale Internetsuche, persönliche Profile für Rolle und Tonalität
    • Protokollierung und Monitoring für den Betrieb

    Aufbau

    Quellen

    • SharePoint
    • Outlook
    • Kalender
    • Teams
    • Internet (optional)

    Plattform

    KI-Wissensplattform

    Live
    • Berechtigungsprüfung über Entra ID
    • KI-Modelle in der EU

    Ergebnis

    • Antwort mit Quellenangabe
    • Auswertungen aus Kalender und Postfach
    • Entwürfe für wiederkehrende Anfragen
    Die Frage geht an die Plattform. Die Plattform prüft live die Berechtigungen und fragt die Quellen in Microsoft 365 ab. Das Modell in der EU formuliert die Antwort mit Quellenangabe.

    Ergebnis

    Die IHK hat die Plattform abgenommen und nutzt sie im Alltag. Eine Beraterin wertet ihre Beratungstermine des Monats direkt aus dem Kalender aus. Das Ergebnis stimmt bis auf den einzelnen Termin. Im nächsten Schritt testen wir Agenten, die wiederkehrende Anfragen vorbereiten, etwa die Erstinformation für Gründer.

    Ein Profiltext für die Kammer

    Vorherrund 1 Woche
    Mit der Plattformrund 30 Sekunden

    Ablauf

    1. Juni 2026

      Scoping und Angebot

    2. Juni 2026

      Vertrag zur Auftragsverarbeitung

    3. Juli 2026

      Einrichtung im Microsoft-Tenant

    4. August 2026

      Abnahme und produktiver Einsatz

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